Kā saīsināt avansa norēķinu procedūru un uzlabot naudas plūsmas kontroli uzņēmumā?

Laiks ir mūsu vērtīgākais resurss, jo tas neatjaunojas. Uzņēmējdarbībā laiks var būt nauda teju tiešā vārda nozīmē, jo konkrētā laikā var nopelnīt vai arī nenopelnīt. Tāpēc, ja tas ir iespējams, kāpēc gan neietaupīt laiku un naudu, kur tas ir iespējams?

Teju katrā uzņēmumā laiku pa laikam ir nepieciešams darbiniekiem izsniegt naudu tēriņiem darba vajadzībām, piemēram, birojam kas nepieciešams, klients jāaizved pusdienās, jānopērk ziedi vai dāvanas, transporta izdevumi, tiešsaistē jāsamaksā par kādu produktu u.c. Šajā brīdī faktiski būtu jāsāk avansa norēķinu procedūra, kas paģēr noteiktus soļus un tam sekojošo papīra un laika patēriņu.

Tradicionālā avansa procedūra paredz šādus soļus:

1. Rīkojums, ka attiecīgais darbinieks var būt avansa norēķina persona
2. Darbinieka iesniegums par avansa piešķiršanu
3. Vadītāja vīza uz iesnieguma un / vai rīkojums grāmatvedim par avansa izmaksu
4. Grāmatvedis veic avansa grāmatojumu
5. Avanss tiek pārskaitīts uz darbinieka kontu vai izsniegts darbiniekam skaidrā naudā (jāpiebilst, ka atbilstoši normatīvajiem aktiem – pat tad, ja līdzekļi tiek pārskaitīti uz darbinieka kontu, pirms to tērēšanas darba vajadzībām, viņam tie ir jāizņem skaidrā naudā)
6. Pēc summas izlietojuma, darbiniekam jāsniedz atskaite par tēriņiem un maksājumu apliecinoši dokumenti, kā arī skaidras naudas atlikums (ja tāds ir)
7. Grāmatvedis grāmato katru čeku un veic avansa uzskaiti

Šajā procesā ir jāiesaistās darbiniekam, vadītājam, grāmatvedim – un tas jādara atkal un atkal. Taču tajā vairākus posmus var «izslēgt», pirms tam veicot sagatavošanās darbus un izmantojot priekšapmaksas kartes, piemēram, WestStein priekšapmaksas Mastercard norēķinu karti.

Kā saīsināt avansa norēķinu procedūru?

1. Vienu reizi uzņēmuma iekšējā dokumentācijā vajadzēs atrunāt, ka avansa norēķinu rīks ir priekšapmaksas karte un kuras ir avansa norēķinu personas, kurām izsniedz personalizētas kartes, un definēt pieļaujamos tēriņu limitus.
2. Grāmatvedības politikā jāparedz, ka priekšapmaksas kartes konta izdruka ir arī avansa norēķinu atskaite.

Kā avansa norēķini noritēs turpmāk?

1. Vadītājs dod rīkojumu grāmatvedim papildināt priekšapmaksas karti ar noteiktu summu
2. Karti izsniedz darbiniekam
3. Pēc nepieciešamajiem tēriņiem, darbinieks atdot karti un maksājumu apliecinošos dokumentus
4. Grāmatvedis importē kartes darījumu datus grāmatvedības programmā – vairs nav jāgrāmato katrs čeks. Ja nepieciešams, var izdrukāt kartes konta pārskatu, pie kura piestiprina čekus.

Kādi ir ieguvumi?

• Nauda “nepamet uzņēmumu”, jo priekšapmaksas karte pieder uzņēmumam, darbiniekam vairs nav obligāti jāizmanto skaidra nauda
• Caurskatāms process – grāmatvedis un / vai vadītājs var sekot līdzi faktiskajiem tēriņiem tiešsaistē 24/7
• Kontrole – pirms kartes izsniegšanas uzņēmums var noteikt vēlamos limitus – tēriņu summām, skaidras naudas izņemšanai un pie kuriem tirgotājiem / pakalpojumu sniedzējiem var norēķinātiem
• Samazinās laika patēriņš – darbiniekam mazāk jāraksta iesniegumi un atskaites, grāmatvežiem nav manuāli jāgrāmato katrs čeks
• Ietaupās līdzekļi – it sevišķi, ja grāmatvedība ir kā ārpakalpojums, kur jāmaksā par reāli padarīto un patērēto laiku
• Bonusā! Grāmatveži, kas sniedz ārpakalpojumu, var apkalpot vairāk klientu, jo mazāk laika jātērē manuālām funkcijām!

Turklāt WestStein priekšapmaksas Mastercard ir piesaistīta elektroniskās naudas kontam jeb e‑makam, kas ir pilnībā neatkarīgs no uzņēmuma pamata konta. Līdz ar to kartes turētājs var iztērēt tikai tik daudz līdzekļu, cik pārskaitīts uz šo karti. Pēc nepieciešamības uzņēmums pats var karti bloķēt tiešsaistē.

Tā kā visas atskaites par tēriņiem ir pieejamas elektroniski, tad grāmatvedis vai pats kompānijas īpašnieks ilgtermiņā var analizēt, kur tiek tērēti līdzekļi un cik daudz. Šāda analīze un dati var kalpot par pamatu, vienojoties par cenām ar kādu piegādātāju vai nosakot budžetus kādām konkrētām aktivitātēm.